トラブル対応は大変なものです。
ましてや急に発生したとなればなおさらでしょう。
今回は急なトラブルにも親切さを発揮して、周囲を助けることに成功した事例についてご紹介します。
※筆者の経験及び見聞した内容をもとに構成してあります。
※プライバシー保護の観点から個人が特定できないように内容を加工しました。
※話の内容をわかりやすくするために、状況についての説明は一部編集してあります。
・具体的な親切の事例が知りたい
・集団で行う親切とはどんなものか知りたい
親切の概要
まずは今回の親切について概要をご説明しましょう。
出社したら席が足りない
ある企業でのこと。
Aさんが出社すると、事務所はいつもよりたくさんの人がいます。
近くの同僚に事情を聞いてみたところ、緊急で会議があるため各支店からマネージャーが呼ばれてきているのだと言います。
会議自体は会議室で行います。
しかし各支店のマネージャーたちは自分の抱えている業務があるため、会議までの時間はどこかで作業をしなくてはいけません。
運悪く会議室は別の部署が使用しているので、事務所でなんとか仕事をするしかないのです。
結果として事務所の席はもちろん、フリースペースや作業台などが埋まってしまいました。
それでも席は足りません。
中には後から出社したばかりに、自分の席がマネージャーに使われている人もいます。
倉庫に移ったAさんたち
様子を見ていたAさんは備品をしまっておく倉庫を使うことを思いつきます。
早速他の同僚たちと相談して、管理していた部署に掛け合いました。
幸い担当者が話のわかる人だったので、二つ返事で了承を得ます。
倉庫の利用にはいくつかの課題がありました。
例えば、
・倉庫内にスペースを作る
・電源の確保
・エアコンがないため快適とは言えない環境
・事務所から遠いのでコピー機や書類の利用がしづらい
などです。
しかし無理に大勢が事務所で仕事をするよりはマシでしょう。
狭いスペースしか使えないので、効率が落ちるのは明らかです。
また人が接近しすぎるのは、お互いにとってストレスになります。
それに緊急会議は午後までには終わる予定でした。
Aさんたちからすれば事務所はマネージャーたちに譲って仕事をしてもらった方が、全体としてプラスになると判断したのです。
1日の業務は無事に終了
こうしてAさんのアイデアと同僚たちの協力によって、事務所の人口密度は平常レベルになりました。
結局、1日の業務が終わってみるとミスや非効率はなく、緊急会議も無事に実施。
むしろ急なトラブルをみんなで乗り切ったという満足感を持つに至ります。
Aさんは役職のない一般社員です。
特に何もしなくてもお咎めはなかったのですが、自ら進んで親切さを発揮して、事態の収集を図ることができました。
良かった点
では今回の親切において良かった点から整理していきましょう。
業務が効率良くできた
急なトラブルにもかかわらず業務を効率よく進められたのは良かった点です。
自らが動くことによって、多くの人の状況を改善することができました。
これによって効率低下を防いだだけではなく、ミスや更なる別のトラブルを引き起こすことを防いだのです。
職場の雰囲気が良くなった
親切さを発揮して成果を上げたことで、職場全体の雰囲気を盛り上げたのも良かった点になるでしょう。
直接のメリットを受けた各店のマネージャーや事務所に残ったスタッフが感謝したのはもちろんですが、親切を行った側のAさんたちも自分達が役に立ったという実感があったのでモチベーションがアップしているようでした。
その意味でAさんが同僚に協力を求めたのは、正しい判断です。
1人だけでは今回の親切そのものがうまくいかなかったかもしれません。
また協力してことに当たったので満足感がアップした面もあります。
親切を受けた側と親切を行った側の両方が良い気持ちになった好例と言えるでしょう。
悪かった点
一方で今回の事例で悪かった点もあります。
単純に「親切でトラブルに対応できて良かった」で終わる話ではないのです。
事前のコミュニケーション不足
そもそも緊急会議を行うのであれば、事前に連絡をするべきです。
今回の事例では前日のお昼過ぎには実施することがわかったいたそうですので、いくつか対策が取れました。
倉庫の準備も当日に慌てて行う必要はなかったかもしれません。
もちろん当事者には事前連絡ができなかった事情があります。
そのことでマネージャーたちを責めるのは厳しすぎるでしょう。
しかし振り返って次回に向けてどうするか考えることは大切です。
問題点を整理してストックしておくだけで、同じような状況が発生したときにより良い行動が取りやすくなります。
一部の人が大きな負担をした
Aさんたちの親切は素晴らしいです。
ただし、これでは一部の人に大きな負担をかけていることになります。
その他の人たちも親切さを発揮できることがあったはずです。
例えば時間で倉庫での仕事を交代したり、さらに別のスペースを探したり。
人の親切を受けることは大切ですが、自分が何をした方がいいか考えることも同じくらい大切なことです。
まとめ
・急なトラブルにも自分ならどんな親切ができるか考えてみる
・1人でできないのなら、他の人を巻き込んでみる
・成功したことにも改善するポイントはある
ではまた！
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